L'atout de la prospection : la bonne gestion du temps
Que vous soyez entrepreneur, salarié ou étudiant, améliorer sa gestion du temps et des priorités est primordial. Cela permet d’être efficace sur le long terme sans s’épuiser.
Apprendre à gérer son temps de travail peut apparaître comme un concept abstrait pour certaines personnes. Toutefois, il s’agit d’un facteur qui a une importance non négligeable sur vos performances.
Organiser son temps:
les méthodes d’organisation :
Vous connaissez peut-être déjà les bases pour optimiser son rapport au temps et sa productivité :
Définir ses priorités,
Déterminer la liste de ses tâches,
Prendre le temps de planifier les actions et échéances.
Mais pour mieux gérer son emploi du temps, encore faut-il savoir établir des priorités, les organiser et respecter son emploi du temps ! N'hésitez pas à combiner ou alterner ces techniques de gestion du temps jusqu'à trouver votre propre rythme.
Identifier et gérer les priorités grâce à la matrice d’Eisenhower
Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important, aurait déclaré Dwight D.Eisenhower, 34ème président des États-Unis.
Inspirée de cette citation, la méthode de la matrice d’Eisenhower vise à mieux prioriser les tâches et hiérarchiser ses priorités, selon leur degré d’urgence et/ou d’importance.
La matrice d’Eisenhower est un outil de gestion des tâches qui repose sur deux critères de hiérarchisation : l’urgence et l’importance.
Grâce à cet outil, vous pourrez facilement classer les tâches en quatre catégories : les tâches prioritaires, à planifier, à déléguer et à abandonner. Dans cet article, nous allons vous expliquer comment mettre en place cette méthode d’organisation et vous donner des astuces pour mieux gérer vos priorités.
La meilleure façon de réussir un projet est d'avoir une compréhension claire de ses objectifs et de planifier en conséquence. Pour gérer votre emploi du temps, c'est exactement la même chose.
Commencez par avoir une vision très claire de ce que vous avez à accomplir. Faites ensuite une liste de tâches avec chaque tâche et sous-tâche et les dates auxquelles elles doivent être effectuées. Cela vous permet de bien organiser votre journée, mais surtout votre semaine de travail.
La méthode “Avalez le crapaud” pour organiser son temps
L’écrivain Mark Twain aurait un jour affirmé : « Avalez un crapaud dès le matin et rien de pire ne vous arrivera pour le reste de la journée ».
Le spécialiste en développement personnel Brian Tracy s’est inspiré de cette citation pour mettre au point une méthode de gestion du temps.
Le principe ?
Effectuer en tout premier lieu (idéalement, chaque matin) la tâche la plus pénible et la plus cruciale de votre liste – au lieu de vous éparpiller en petites tâches secondaires et de garder « le plus gros » pour la fin.
Comment l’appliquer ?
1. Déterminez votre objectif et notez-le
2. Fixez-vous une deadline
3. Dressez la liste des tâches à accomplir pour atteindre votre objectif
4. Organisez cette liste par ordre de priorité décroissante (les plus importantes d’abord). Vous voyez la ou les premières tâches ? Ce sont vos crapauds !
5. Passez à l’action immédiatement, en commençant bien évidemment par le plus gros crapaud
6. Appliquez ce principe chaque matin (le moment de la journée où nous sommes les plus productifs), planifiez chaque journée d’avance et travaillez toujours à partir d’une liste
Gagner en efficacité avec la technique Pomodoro
Développée par Francesco Cirillo, la technique Pomodoro tire son nom d’un petit minuteur de cuisine permettant de déterminer des périodes de 25 minutes .
Le principe est simple : diviser votre travail en sessions de 25 minutes.
Résultat : adieu interruptions, bonjour concentration !
Comment ça marche ?
1. Réglez votre minuteur sur 25 minutes
2. Concentrez-vous uniquement sur votre travail durant cette période
3. Dès que l’alarme sonne, arrêtez-vous
4. Faites une pause de 5 minutes
5. Répétez une session de 25 minutes suivie d’une pause de 5 minutes
6. Après 4 cycles de 25/5 minutes, prenez une pause de 20 minutes
7. Continuez jusqu’à ce que vous ayez complété votre tâche
Améliorer sa gestion du temps grâce à la planification
La meilleure façon de réussir un projet est d'avoir une compréhension claire de ses objectifs et de planifier en conséquence. Pour gérer votre emploi du temps, c'est exactement la même chose.
Commencez par avoir une vision très claire de ce que vous avez à accomplir. Faites ensuite une liste de tâches avec chaque tâche et sous-tâche et les dates auxquelles elles doivent être effectuées. Cela vous permet de bien organiser votre journée, mais surtout votre semaine de travail.
Par exemple, vous pouvez utiliser Trello : Ce logiciel est un allié de taille pour la gestion de vos projets. Tout d’abord, il permet une excellente visualisation des tâches et de leur avancement, notamment grâce à la création de catégories ou la mise en place de dates limites.
Par ailleurs, Trello est un outil collaboratif. Cela est idéal pour gérer l’avancement de projets ou travaux avec vos équipes ou différents acteurs d’un projet.
L’outil permet également d’optimiser votre organisation. En effet, le système de carte et de colonnes permet de visualiser en temps réel l’avancement d’un projet.
La méthode 3×5 de gestion du temps
Bien que nous ayons toujours l’impression de devoir faire une montagne de choses, nous ne sommes pas des machines. Il est important d’avoir conscience de nos réelles capacités au moment de planifier son emploi du temps.
Ainsi, le meilleur moyen pour accomplir le plus de choses tout en étant réellement efficace est la méthode 3×5.
La méthode est simple et permet d’organiser son temps autour de certaines tâches pour gagner en efficacité :
Pas plus de 3 tâches majeures par jour
Pas plus de 5 tâches mineures par jour
Qu’est-ce que cela veut dire ? Les tâches majeures sont toutes les tâches générales englobant des sous-tâches pour pouvoir être accomplies. Puis les tâches mineures sont les sous-tâches qui permettent de compléter entièrement les tâches majeures.
Fixer des limites
Apprenez à dire non et à vous fixer des limites !!!
Quelques exemples de limites utiles à vous fixer :
« J’arrête de travailler à 18h »
« J’ai 30 minutes pour accomplir cette tâche, si elle n’est pas terminée ou pas parfaite, je passe quand même à celle d’après »
« Je n’accepte pas plus de 2 sorties par semaine » (avec celui-là vous saurez vite qui sont vos amis préférés…!)
« Je fixe la durée de mes appels téléphoniques en avance, celle de mes réunions aussi »
« Je coupe toute forme d’interruptions et de notifications pendant les deux prochaines heures »
L’avantage de cette technique, c’est que vous aurez beaucoup plus de temps pour prendre soin de vous, et ça c’est important et urgent !!!
Enlever les distractions
Oui, je parle de votre téléphone. Le mode « ne pas déranger » est votre meilleur ami !
Le mieux à faire pour améliorer sa gestion du temps est d’activer la fonction ne pas déranger, mettre votre téléphone silencieux, pas de mails, pas de sms, pas de réseaux sociaux, mieux gérer son temps c’est aussi et surtout pas de distraction !
Avec toutes ces techniques pour améliorer sa gestion du temps et des priorités, vous devriez maîtriser l’art d’être efficace dans votre travail avec brio et ne plus perdre du temps à procrastiner trop souvent.
Les astuces :
Au-delà de ces méthodes de gestion du temps, certaines petites astuces du quotidien peuvent vous aider à ne plus être débordé de travail.
Faire preuve d’agilité
Les principes des méthodes agiles, un ensemble de méthodes plus flexibles pour la gestion de projet, peuvent également être appliqués à votre agenda. Par exemple, accepter les changements et les surprises ; se concentrer sur une tâche à la fois ; définir un objectif, pas tous les détails du projet ; faire une pause car il est important de savoir « perdre du temps pour gagner du temps »
Savoir déléguer
C'est louable (et parfois tentant) de vouloir tout faire soi-même, mais c'est un piège contre-productif à éviter. Une tâche vous semble-t-elle moins importante ? Vous n'avez pas les qualifications nécessaires ? N'hésitez pas à déléguer. Cela vous permettra de passer plus de temps sur les choses qui comptent vraiment. Et, cerise sur le gâteau, de réduire votre stress (source de procrastination).
Se déconnecter
E-mails, notifications, SMS, appels téléphoniques... non, vous ne devez pas répondre tout de suite et fournir un service immédiat lorsqu'on vous le demande ! De plus, la commutation constante entre "concentration" et "attraction" diminue la durée d'attention. Prévoyez donc des créneaux horaires dédiés aux tâches de fond (comme une demi-journée) et rappelez à vos collaborateurs que vous êtes indisponible.
Les outils
Il y a également de nombreux outils qui peuvent aider concernant la gestion du temps, nous avons sélectionné 5 outils utiles pour gagner du temps et améliorer sa capacité à s’organiser :
Pomofocus : un site minimaliste pour mettre facilement en application la méthode pomodoro.
BlockSite : une extension Chrome pour bloquer les distractions pendant vos heures de travail. Bonus : elle intègre la technique pomodoro.
Calendly : un outil pour planifier des réunions ou appels sans envoyer de mails, nous avons cette fonctionnalité via le CRM Hubspot.
BeesBusy : l’alternative française à Trello qui permet d’organiser, planifier, collaborer.
Bonus : intégration de diagrammes de Gantt, tracking du temps (prévu / passé).
Monday : un outil de planification pour suivre le travail en équipe.
Force est de remarquer que la gestion du temps de travail est d’une importance capitale pour le développement d’une entreprise.
En effet, une bonne gestion du temps de travail permet de traiter un grand nombre de tâches efficacement tout en permettant aux collaborateurs de s’épanouir dans l’entreprise et dans leur travail.
Sachez cependant qu’organiser son temps de travail n’est pas toujours une mince affaire et qu’il vous faudra certainement faire des efforts et prendre de bonnes habitudes pour y arriver.
Pour échanger sur nos bonnes pratiques, n’hésitez pas à nous contacter : https://www.bbetween.fr/contact